FORMATION CHEF DE PROJETS EVENEMENTIELS: DEVENEZ EXPERT DE L’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS

Objectifs et compétences

Le programme de la formation chef de projet événementiel couvre l’ensemble des compétences nécessaires pour concevoir, organiser et piloter des événements professionnels, institutionnels et culturels.

Vous apprendrez à structurer un projet événementiel de A à Z : de l’analyse stratégique à la coordination opérationnelle, en passant par la gestion budgétaire, logistique et humaine.

Cette formation vise à vous rendre rapidement opérationnel, avec une approche concrète, méthodologique et professionnalisante du métier de chef de projet événementiel.

CONTENU DU BLOC 1 : ÉLABORER UNE RECOMMANDATION ÉVÉNEMENTIELLE

Dans un premier temps, vous développerez une compréhension stratégique de votre environnement :

→ Recueillir et analyser la demande d’un commanditaire (privé, professionnel ou public)
→ Formaliser un brief clair 
→ Étudier l’environnement du projet : marché, cibles, tendances et contraintes

Ensuite, vous apprendrez à concevoir une réponse événementielle pertinente :

→ Définir les axes stratégiques et le positionnement du projet
→ Traduire la demande en concept événementiel cohérent et inclusif
→ Imaginer une expérience immersive : univers, scénographie, parcours participant

Puis, vous structurerez la mise en œuvre du projet :

→ Rechercher et sélectionner les prestataires adaptés
→ Comparer les propositions et faire des choix stratégiques
→ Construire un budget prévisionnel réaliste

Enfin, vous formaliserez et appréhenderez la présentation d’une recommandation à un client :

→ Rédiger un dossier de préconisations professionnel (éco-conception et inclusion)
→ Présenter et défendre votre projet auprès du client
→ Négocier et formaliser le mandat d’action

CONTENU DU BLOC 2 : PRÉPARER LE PROJET ÉVÉNEMENTIEL

Dans ce bloc 2, vous apprendrez à organiser et planifier le projet événementiel :

→ Planifier les étapes du projet à l’aide d’un rétroplanning (type GANTT)
→ Définir les échéances, les jalons et les stratégies d’exécution
→ Anticiper les contraintes de temps et les ressources nécessaires

Ensuite, vous structurerez le pilotage opérationnel de l’événement :

→ Élaborer le conducteur de l’événement (technique, logistique, sécurité)
→ Intégrer les besoins spécifiques, notamment liés aux publics en situation de handicap
→ Garantir la bonne coordination des équipes et des intervenants

Puis, vous gérerez les aspects logistiques, commerciaux et partenariaux :

→ Suivre les actions commerciales, la logistique et les approvisionnements
→ Utiliser des outils de gestion (CRM, tableurs) pour piloter le projet
→ Rechercher des partenaires et structurer des dossiers de partenariat adaptés

Vous développerez également la visibilité et la communication du projet :

→ Concevoir un plan de communication média
→ Définir un calendrier éditorial pour les réseaux sociaux
→ Sélectionner les supports adaptés à la cible et à l’événement

Enfin, vous verrez comment sécuriser et encadrer le projet dans sa globalité :

→ Identifier les impacts environnementaux et intégrer une démarche RSE
→ Vérifier les obligations administratives, juridiques et réglementaires
→ Élaborer un plan de sûreté et de sécurité pour garantir le bon déroulement de l’événement

CONTENU DU BLOC 3 : RÉALISER ET MESURER LES IMPACTS DE L’ÉVÉNEMENT

Dans ce bloc 3, vous apprendrez à piloter le bon déroulement de l’événement le jour J :

→ Mettre en place un protocole d’accueil adapté aux différents publics
→ Accueillir les participants en tenant compte des situations spécifiques (handicap, VIP, grand public…)
→ Garantir une expérience fluide et professionnelle dès l’arrivée

Ensuite, vous aborderez la coordonnation des équipes et la gestion des imprévus :

→ Coordonner les équipes, prestataires et intervenants
→ Utiliser des méthodes de management inclusives
→ Identifier, hiérarchiser et anticiper les risques (logistique, technique, météo, interculturalité…)

Pour terminer, vous apprendrez à assurer la clôture opérationnelle du projet :

→ Réaliser les actions de clôture administrative, financière et matérielle
→ Structurer les livrables de fin de projet
→ Vérifier la conformité des prestations réalisées

Mais aussi, comment analysez la performance de l’événement ROI, ROE, …:

→ Comparer le budget prévisionnel et les résultats réels
→ Identifier les écarts et en comprendre les causes
→ Mesurer les retombées (satisfaction, image, impact)

Enfin, vous évaluerez l’impact global et comment capitalisez sur l’expérience :

→ Analyser les résultats des démarches RSE 
→ Recueillir les retours des parties prenantes (clients, équipes, partenaires…)
→ Rédiger un rapport de clôture et de préconisations pour améliorer les futures éditions.

Prérequis et Admission

• MODALITÉS D’ACCÈS ET D’ADMISSION
  

Pour être admis(e) le, la candidat(e) devra satisfaire aux conditions suivantes :

L’accès au dispositif de certification concerne :

→ les titulaires d’une certification de niveau 5
→ les actifs en reconversion ayant une expérience professionnelle tous secteurs confondus

Pour être admis(e) le, la candidat(e) devra satisfaire aux conditions suivantes :

→ Être retenu pour un entretien suite à l’envoi de dossier de candidature
→ Valider l’entretien de motivation pour le métier
→ Valider les tests demandés par l’établissement

• OUTILS INDISPENSABLES

→ Avoir un ordinateur permettant le travail en ligne.
→ Une connexion internet

Modalités d’évaluation

Chaque bloc de compétences se valide de manière indépendante par des livrables. Il est possible de valider un ou plusieurs blocs de compétences.

LIVRABLES BLOC 1 :

→ Sur la base d’un projet évènementiel s’appuyant sur une demande réelle ou fictive, le candidat recueille des informations complémentaires utiles au projet suite aux réponses à un nombre déterminé de questions posées et reformule en détail le brief par écrit.
→ Sur la base d’un projet évènementiel s’appuyant sur un appel d’offres fictif, le candidat rédige une recommandation stratégique et créative.
→ Présentation orale de la recommandation

LIVRABLES BLOC 2 :

→ Sur la base d’un projet d’organisation de salon professionnel sur un thème défini, le candidat rédige un dossier de suivi de production de l’événement.

LIVRABLES BLOC 3 :

→ A partir du descriptif d’un évènement ayant subi plusieurs situations chaotiques et d’échecs le jour J, le, la candidat.e analyse les actions menées, évalue leurs impacts et élabore des propositions qui auraient permis son bon déroulement.

→ A partir d’un projet d’organisation de séminaire, le candidat réalise les actions de clôture de l’événement et évalue les retombées et propose des préconisations futures.

L’ensemble corrigé et noté par le tuteur ou jury de la formation. Le stagiaire doit obtenir au minimum 10/20 de moyenne générale pour obtenir le titre. La délivrance du titre est conditionnée à la validation des 3 blocs de compétences constitutifs de la certification

RATTRAPAGE

Pour être éligible au rattrapage, la moyenne des notes du stagiaire (consultables sur le relevé envoyé en fin de formation) doit être comprise entre 8 et 10 sur 20. En dessous de 8/20, le stagiaire a la possibilité de repasser les examens en candidat libre. Les frais restent à charge du candidat à hauteur de 80€ / livrable.

Méthodes pédagogiques

→ Tutorat par messagerie privée
→ Plateforme accessible 7j/7
→ Cours en ligne et téléchargement en version numérique
→ Quiz et exercices facultatifs pour aller plus loin
→ Liens audio et vidéo

Votre accès à la formation ne pourra se faire qu’après un délai légal de rétractation, à savoir 14 jours après validation de votre inscription.

→ CPF
→ Autofinancement
→ France Travail

Débouchés

L’activité de chef(fe) de projets évènementiels s’exerce en indépendant mais aussi en tant que salarié, et au sein :
→ d’agences évènementielles
→ de structures hôtelières
→ de salles de réception
→ d’agences de communication
→ de collectivités territoriales et mairies
→ d’associations sportives
→ de musées ou lieux culturels
→ de Tour-opérateurs / tourisme d’affaires/ Agences Voyages groupes/ Incentives
→ d’agences réceptives
→ d’offices de tourisme (ayant un département MICE)
→ de sociétés de production
→ d’associations
→ de fédérations sportives
→ de structures publiques et parapubliques
→ d’entreprises d’organisation et de salons, congrès et de manifestations professionnelles…
→ de service culturel des organismes publics, parapublics, institutionnels, musées…
→ en « implant » dans toute entreprise ayant un service « événementiel »

Suite de parcours

Pour monter en compétences, possibilité de poursuivre vers un master / mastère en management ou communication.

L’EFFAD met en place un certain nombre de mesures afin d’adapter les moyens de l’apprentissage :

→ Formation accessible à distance avec notre plateforme elearning 100% en ligne permettant de suivre nos formations 7j/7 & 24h/24 pendant la durée de votre formation.
→ Tiers temps possible pour les évaluations certifiantes ou diplômantes.

Les méthodes pédagogiques et modalités d’évaluation sont adaptables aux publics en situation de handicap. Le candidat en situation de handicap doit contacter le référent Handicap pour étudier ensemble la faisabilité du projet pédagogique à partir des moyens listés ci-dessus : secretariat@effad.fr

Aucune équivalence de titre ou de diplôme n’existe.

Il n’existe pas de passerelle.